Blogg

IP-telefoni betyder att samtalen skickas som data över internet eller ett annat IP-nät, i stället för genom det gamla fasta telefonnätet. För ett företag innebär det oftast en växel hos leverantören, där samtalen kan tas i mobilen, i datorn eller i en bordstelefon och där inställningarna görs i en portal eller app.

Samtalsanalys betyder att du går igenom kundsamtalen från en period för att hitta mönster: vad kunderna ringer om, när samtalen missas, vilka invändningar som kommer tillbaka och vad som har lovats. Med statistik från växeln och samtal som har gjorts om till text kan även ett litet företag göra det utan att lyssna på allt.

En telefonsvarare för företag tar hand om samtalen när ingen kan svara. Det finns två huvudvarianter: en röstbrevlåda som spelar upp en hälsning och tar emot ett inspelat meddelande, och en AI-telefonsvarare som pratar med den som ringer och kan svara på frågor, boka tider och ta meddelanden. Här är skillnaderna, när vilken passar och färdiga exempel på hälsningsfraser.

Som återförsäljare av TechTells AI-receptionist säljer du tjänsten till dina kunder till ordinarie utpris. TechTell sköter produkt, drift, fakturering och support, och du får ersättning – löpande varje månad eller som en engångssumma per avtal. Du säljer under TechTells varumärke. Här är vilka kunder som passar, hur du presenterar tjänsten och vilka invändningar du möter.

Den som deltar i ett samtal får spela in det utan att det är olovlig avlyssning. Men när företaget spelar in samtal blir inspelningen personuppgifter, och då gäller dataskyddsförordningen (GDPR). Ni behöver ett bestämt syfte och en rättslig grund, ska informera den som spelas in, får inte spara längre än nödvändigt och ska skydda inspelningarna.

En AI-receptionist kan inte göra allt. Den kan inte svara på sådant den inte har fått veta, ska inte göra bedömningar som kräver fackkunskap och kan inte boka i system den inte är kopplad till. Den kan också höra fel och svara med gamla uppgifter. Det mesta går att hantera om du bestämmer gränserna i förväg.

Hur bra telefoni kan öka omsättningen för ditt bolag

Hur dålig telefoni kan skada ditt bolag

Hur en bra växellösning kan generera fler kunder

Kostnadsområden att se över under en lågkonjunktur

Som återförsäljare av företagstelefoni säljer du en operatörs abonnemang, växel och tjänster till dina kunder och får ersättning för varje avtal. Operatören levererar, fakturerar och sköter supporten. Du har kvar relationen med kunden. Här går vi igenom hur upplägget fungerar, vilka ersättningsmodeller som finns och vad du bör ha klart innan du skriver på.

Vad kostar en AI-receptionist för ett småföretag? Så fungerar månadsavgift, minutpris och avtalstid – med räkneexempel på TechTells priser.

Missade samtal i ett företag beror oftast på att telefonen ringer när den som ska svara är upptagen med en kund, ett jobb eller ett möte. Du missar färre samtal om du tar reda på hur många du missar, bestämmer vad som ska hända med samtalen du inte kan ta och har en rutin för att ringa tillbaka.

Att dokumentera kundsamtal betyder att du efter varje viktigt samtal skriver ned vad ni kom överens om, vad du lovade och vad som ska hända härnäst. Du kan anteckna under samtalet, fylla i en kort mall direkt efteråt eller spela in samtalet och låta AI sammanfatta det.

Att sälja telefoni som IT-konsult handlar mindre om att bli telefonisäljare och mer om att se när en kund behöver bättre telefoni eller en AI-tjänst, och sedan kunna erbjuda det utan att själv sköta leveransen. Här får du veta vilka kunder som passar, vilka signaler du ska lyssna efter och hur du paketerar telefonin med din IT-support.

För att komma igång med en AI-receptionist behöver du materialet den ska svara utifrån, ett beslut om vad den ska göra och när en människa tar över, eventuella kopplingar till bokningssystem eller kalender, en vidarekoppling från ditt nummer – och några egna testsamtal. Med den här checklistan förbereder du allt i rätt ordning.

Att koppla telefoni till CRM betyder att kundinformationen visas automatiskt när en kund ringer och att samtalen loggas på rätt kund utan att någon skriver in dem. I vissa CRM-system kan du också ringa direkt med ett klick. Det kräver en integration mellan telefonin och CRM:et, korrekta telefonnummer på kunderna och en rutin för vad som ska skrivas efter samtalet.

Vad är IVR? Det står för Interactive Voice Response och är det som på svenska ofta kallas talsvarsmeny eller knappvalsmeny: den som ringer hör ett inspelat meddelande och väljer med telefonens knappar vart samtalet ska gå. För ett litet företag fungerar IVR bra när kunderna snabbt vet vilket val de ska göra, men sämre när ärendena inte passar i fasta val.