Telefonsvarare för företag: röstbrevlåda eller AI

Vad gör en telefonsvarare för ett företag?

En telefonsvarare tar emot samtalet när ingen på företaget svarar, så att den som ringer får besked i stället för att signalerna går fram utan att någon svarar. Den kan vara en enkel röstbrevlåda eller en AI som för ett riktigt samtal.

För ett litet företag är telefonsvararen ofta det första kunden hör. Ringer någon när du sitter i ett kundmöte, ligger under en diskbänk eller har stängt för dagen, är det hälsningen som avgör om kunden lämnar ett meddelande, ringer igen eller ringer någon annan. Hos TechTell kan AI-receptionisten fungera som företagets telefonsvarare: den svarar med er hälsningsfras och pratar med den som ringer i stället för att bara spela in ett meddelande.

Det finns i huvudsak tre sorters telefonsvarare för företag:

• Röstbrevlåda på mobilen. Den klassiska telefonsvararen. Den spelar upp din hälsning och spelar in ett meddelande som du lyssnar av och ringer tillbaka på.

• Röstbrevlåda i växeln. Samtalet går först till en kö eller en kollega, och hamnar i röstbrevlådan när ingen svarar.

• AI-telefonsvarare. En AI-receptionist som svarar, frågar vad samtalet gäller och gör något åt ärendet: svarar på frågan, bokar en tid, kopplar vidare eller tar ett meddelande.

Röstbrevlåda eller AI-telefonsvarare – vad passar ditt företag?

En röstbrevlåda räcker när samtalen är få och du hinner ringa tillbaka samma dag. En AI-telefonsvarare passar när många ringer om samma saker, när du ofta missar samtal mitt i jobbet eller när kunderna vill boka tider.

En röstbrevlåda passar oftast när:

• du får några enstaka samtal om dagen som du inte kan ta

• de flesta som ringer redan är kunder och gärna lämnar ett meddelande

• du har en fast rutin för att lyssna av och ringa tillbaka

En AI-telefonsvarare passar oftast när:

• samma frågor kommer om och om igen, till exempel om öppettider, priser och lediga tider

• många ringer samtidigt, eller på kvällar och helger

• det ringer nya kunder, som kanske ringer nästa företag i stället för att lämna ett meddelande

• du vill veta vad samtalet gällde innan du ringer tillbaka

En röstbrevlåda förutsätter att kunden orkar prata in ett meddelande och sedan väntar på att du ringer. Säg därför alltid i hälsningen när du ringer tillbaka, och håll det löftet. Hur du räknar på vad obesvarade samtal kostar beskriver vi i Missade samtal i företaget? Så minskar du dem.

Vad ska man säga i telefonsvararen?

Säg vilket företag de har ringt till, varför ingen svarar just nu, vad den som ringer ska göra och när de får svar. Håll det kort: tre eller fyra meningar räcker.

En bra hälsningsfras innehåller:

1. Företagets namn, så att den som ringer vet att den har ringt rätt.

2. Varför ingen svarar, till exempel att du är ute på ett jobb eller att ni har stängt.

3. Vad den som ringer ska göra: lämna namn, nummer och ärende.

4. När de får svar, om du kan hålla det. Lova inte “inom en timme” om du inte vet att du hinner.

5. Ett alternativ, om det finns ett, till exempel att boka på hemsidan.

Exempel på hälsningsfraser

Exemplen nedan är påhittade. Byt ut [företagets namn] och tiderna mot dina egna.

Under arbetstid, när du är upptagen (elektriker): “Hej, du har ringt [företagets namn]. Jag är ute på ett jobb och kan inte svara just nu. Lämna ditt namn, ditt nummer och vad det gäller, så ringer jag tillbaka i dag.”

Efter stängning (frisörsalong): “Hej och välkommen till [företagets namn]. Vi har stängt för dagen och öppnar i morgon klockan nio. Lämna gärna ett meddelande, så ringer vi upp när vi har öppnat.”

Vid jul och nyår (redovisningsbyrå): “Hej, du har ringt [företagets namn]. Vi har stängt över jul och nyår och är tillbaka den 7 januari. Lämna ett meddelande, eller mejla oss så svarar vi när vi är tillbaka.”

Vanliga misstag

• Hälsningen är för lång. Den som ringer vill komma till pipet eller till sitt ärende.

• Hälsningen är gammal. En semesterhälsning som ligger kvar i september får företaget att verka stängt.

• Löftet hålls inte. Säger du “vi ringer tillbaka i dag” måste någon göra det.

• Ingen läser av meddelandena. Bestäm vem som lyssnar av och när.

Så låter en AI-telefonsvarare

En AI-telefonsvarare hälsar med er hälsningsfras och frågar vad samtalet gäller. Sedan svarar den på frågan, bokar en tid, kopplar vidare eller tar ett meddelande, beroende på vad ni har bestämt.

Ett påhittat exempel från ett takläggarföretag, en lördag:

• AI: “Hej, du har ringt [företagets namn]. Jag är företagets AI-receptionist. Vad gäller samtalet?”

• Kunden: “Gör ni takbesiktningar på helger?”

• AI: “Nej, vi gör besiktningar måndag till fredag. Vill du att någon ringer upp och bokar en tid? Vilket nummer når vi dig på?”

• Kunden lämnar sitt nummer.

• AI: “Tack. Jag skickar ärendet vidare till personalen.”

Kunden fick svar på sin fråga direkt, och du har ärendet nedskrivet när du är tillbaka. Så skiljer sig TechTells AI-receptionist från en röstbrevlåda:

• AI-receptionisten tar flera samtal samtidigt, dygnet runt, även helger och röda dagar.

• Röstbrevlådan spelar bara in. AI-receptionisten svarar på frågor utifrån ert eget material, till exempel hemsida, prislistor och vanliga frågor.

• Röstbrevlådan kan inte boka. AI-receptionisten bokar, flyttar och avbokar tider i ert bokningssystem medan samtalet pågår, om systemet är kopplat.

• Båda kan ta meddelanden, men AI-receptionisten kan också koppla vidare till rätt person.

• AI-receptionisten säger i samtalet att den är en AI.

Efter varje samtal får du en transkribering och en sammanfattning, så att du vet vad det gällde innan du ringer tillbaka.

Så gör du AI:n till företagets telefonsvarare

Du behåller ditt nummer och vidarekopplar samtalen till AI-receptionisten, hela tiden eller bara när ingen svarar, vid upptaget eller utanför öppettid. Hur du ställer in vidarekopplingen beror på din växel eller operatör.

Det här är specifikt för en AI som telefonsvarare:

1. Bestäm när AI:n ska svara. Ett enkelt sätt att börja är att låta den ta kvällar, helger och de samtal du inte hinner svara på.

2. Skriv hälsningsfrasen. Följ samma regler som för en röstbrevlåda: företagets namn, att det är en AI som svarar och vad den kan hjälpa till med. Du väljer också röst, språk och tonläge.

3. Ge den svaren. Lägg in det som kunderna oftast frågar om, till exempel öppettider och priser.

4. Bestäm vad som ska gå till en människa. Skriv till exempel att reklamationer och offertförfrågningar ska bli ett meddelande eller kopplas vidare.

5. Ring själv och testa.

Hela genomgången, steg för steg, finns i Komma igång med AI-receptionist: en checklista.

Vad kostar en AI-telefonsvarare?

Hos TechTell kostar AI-receptionisten från 999 kr i månaden plus 2,50 kr per minut i paketet Essentials. Pro kostar 3 999 kr i månaden med 2 000 minuter inräknade, därefter 2,50 kr per minut. SMS kostar 1 kr per meddelande. Alla priser är exklusive moms.

Vilket paket som blir billigast beror främst på hur många minuter ni använder varje månad. Räkna på ditt eget behov i Vad kostar en AI-receptionist?

Vanliga frågor

Hur lång ska hälsningen i telefonsvararen vara? Så kort som möjligt. Tre eller fyra meningar räcker: företagets namn, varför ingen svarar, vad den som ringer ska göra och när de får svar.

Kan en telefonsvarare boka tider? En vanlig röstbrevlåda kan inte det. TechTells AI-receptionist kan boka, flytta och avboka tider medan samtalet pågår, om ert bokningssystem är kopplat via en färdig integration eller en egen koppling.

Kan AI-telefonsvararen skicka SMS till den som ringt? Ja. TechTells AI-receptionist kan skicka en bekräftelse på SMS när den har bokat en tid. Varje SMS kostar 1 kr exklusive moms.

Ska jag byta hälsning när jag har semester? Ja. Säg när du är tillbaka och vad den som ringer kan göra under tiden. Lägg en påminnelse i kalendern om att byta tillbaka när du öppnar igen. Har du en AI-telefonsvarare, uppdatera öppettiderna i materialet den svarar utifrån.

Ring och hör hur det låter

Det snabbaste sättet att höra skillnaden mot en röstbrevlåda är att ringa själv. Testa den nu – ring 042-301 70 00. Du pratar med TechTells egen AI-receptionist.