AI-receptionist för restauranger – tar bordsbokningar i telefon

Samtalen som kommer när ni har fullt upp

I en restaurang ringer telefonen ofta när alla händer behövs i köket och i matsalen. Det här gör AI-receptionisten med de vanligaste samtalen:

• "Har ni bord för fyra på fredag kl. 19?" – Ser vilka bord som är lediga i bokningssystemet och bokar direkt.

• Ändra antal gäster eller tid – Hittar bokningen och ändrar den.

• Avbokning – Avbokar, så att bordet blir ledigt för någon annan.

• Större sällskap, julbord, catering – Tar uppgifterna (datum, antal, önskemål) enligt era regler och lämnar ärendet till personal.

• Öppettider, adress, parkering, meny – Svarar utifrån det ni har lagt in.

• Allergier och specialkost – Svarar bara utifrån ert eget allergenunderlag. Finns svaret inte där, eller är gästen osäker, kopplas samtalet till personal.

Flera gäster kan ringa samtidigt, och alla får svar direkt. Efter varje samtal finns en transkribering och en sammanfattning i dashboarden.

Bokar i det system ni redan har

Caspeco, Easytable, GastroPlanner och Bordsbokaren är färdiga integrationer och ingår i Pro. AI:n bokar i samma bordsplan som personalen och webbokningen använder. Telefonbokningar hamnar därför på samma ställe som alla andra bokningar.

Har ni ett annat bokningssystem med öppet API kan vi bygga kopplingen i paketet Custom.

Ni bestämmer reglerna

• Hur stora sällskap AI:n får boka själv. Större sällskap kan i stället lämnas till personalen.

• Hur lång en sittning är, och vilka tider som gäller för till exempel sittningar och julbord.

• När samtalet kopplas vidare, till exempel vid klagomål, frågor om allergier som inte finns i underlaget eller när gästen ber om det.

Livsmedelsinformation om allergener i mat som inte är förpackad får lämnas muntligt. Då måste det framgå tydligt att informationen finns att få (Malmö stads livsmedelskontroll om EU-förordning 1169/2011 och LIVSFS 2014:4). AI-receptionisten ställs in så att den bara svarar om allergener utifrån er dokumentation och annars kopplar till personal.

Inför julbordssäsongen

Julbordssäsongen pågår från slutet av november fram till jul (Dagens PS 2021), och många bokar i god tid (SVT Värmland 2023). Då ringer många om datum, pris per person och antal platser, ofta mitt i serveringen. AI-receptionisten kan svara på det som står i ert julbordsupplägg och boka de datum som är lediga.

Exempel: en gäst ringer under lunchen

Påhittat exempel som visar flödet.

AI: Hej och välkommen till Restaurang Exempel. Jag är restaurangens AI-receptionist. Vad kan jag hjälpa till med? Gäst: Har ni bord för sex på lördag vid sju? AI: Klockan 19 är det fullbokat, men jag har ett bord för sex kl. 18.30 eller kl. 20.15. Gäst: 18.30 blir bra. En av oss är glutenintolerant. AI: Då skriver jag in glutenintolerans på bokningen. Vill du veta vilka rätter som är glutenfria kan jag läsa upp det som står i vår allergenlista, eller koppla dig till personalen.

Vad det kostar

• Pro: 3 999 kr/mån. 2 000 minuter ingår, därefter 2,50 kr/min. Alla färdiga integrationer ingår, även restaurangsystemen ovan.

• Essentials: 999 kr/mån plus 2,50 kr/min.

• SMS-bekräftelse: 1 kr per meddelande.

Alla priser är exklusive moms. Avtalstiden är 24–36 månader, och Pro kan ni testa i tre månader för 3 999 kr/mån innan ni binder er (kampanj). Så räknar du på kostnaden.

Vanliga frågor från restauranger

Kan den ta bokningar när vi har stängt? Ja. Den svarar dygnet runt, även på helger och röda dagar, och bokar de tider som är öppna för bokning i systemet.

Blir det dubbelbokningar med webbokningen? AI:n bokar i samma system som webbokningen och ser samma lediga bord.

Kan den ta beställningar för avhämtning? Den kan ta emot en beställning och skicka den skriftligt till personalen. Någon betalning tar den inte emot.

Måste vi byta telefonnummer? Nej. Ert nummer vidarekopplas till AI-receptionisten, till exempel bara när ingen svarar inom några signaler.

Klarar den gäster som talar engelska? Pro har två språk, till exempel svenska och engelska. AI:n byter automatiskt när gästen talar ett annat språk.

Prova den själv

Ring 042-301 70 00 och prata med vår AI-receptionist, eller boka en demo på 20 minuter. Läs mer om TechTells AI-receptionist.