Missade samtal i företaget? Så minskar du dem
Missade samtal i ett företag beror oftast på att telefonen ringer när den som ska svara är upptagen med en kund, ett jobb eller ett möte. Du missar färre samtal om du tar reda på hur många du missar, bestämmer vad som ska hända med samtalen du inte kan ta och har en rutin för att ringa tillbaka.
Varför missar småföretag samtal?
I ett litet företag är det ofta samma person som gör jobbet och svarar i telefon. Då krockar det, och det är sällan någons fel:
Frisören har en kund i stolen och händerna fulla.
Elektrikern står på en stege eller kör mellan två jobb.
Tandläkarmottagningen är mitt i en behandling när det ringer.
Redovisningsbyrån sitter i kundmöte hela förmiddagen.
Till det kommer lunchen, semestrarna och alla som ringer på kvällar och helger. Det går inte att lösa genom att "bli bättre på att svara". Det som fungerar är att bestämma i förväg vad som ska hända när du inte kan svara, till exempel med en växel som fördelar samtalen, en kollega som tar över eller en AI-receptionist som svarar dygnet runt.
Räkna själv: vad kostar missade samtal ditt företag?
Det finns ingen siffra som gäller alla företag, så räkna på dina egna. Du behöver fyra uppgifter:
Hur många samtal missar du i veckan? (Se nästa avsnitt för hur du tar reda på det.)
Hur stor andel av dem är nya kunder eller nya jobb? Resten är leverantörer, befintliga kunder och säljsamtal.
Hur stor andel av de nya går förlorade för att ingen svarade och du inte hann ringa tillbaka?
Vad är en ny kund eller ett nytt jobb värt för dig i snitt?
Missade samtal per vecka × andel nya affärer × andel som går förlorade × värde per affär = vad missade samtal kostar dig i veckan
Exempel med påhittade siffror – byt mot dina egna: En hantverkare missar 15 samtal i veckan. Ungefär vart tredje är en ny förfrågan, alltså 5 samtal. Om 2 av dem väljer någon annan och ett jobb i snitt är värt 8 000 kr blir det 16 000 kr i veckan i uteblivna jobb.
Poängen är inte den exakta summan. Poängen är att se om problemet är litet eller stort för just dig, och vad en lösning får kosta.
Så tar du reda på hur många samtal du missar
Många har bara en känsla av hur många samtal de missar. Gör så här under en vanlig vecka:
Har ni en växel: se efter om växelns statistik visar obesvarade samtal. I TechTells växel kan du följa samtalsstatistiken i realtid i appen.
Svarar du i mobilen: gå igenom samtalsloggen varje kväll och räkna missade samtal från nummer du inte känner igen.
Notera när det händer. Är det under lunchen, på förmiddagen när du är ute på jobb, eller efter stängning? Mönstret avgör vilken lösning som passar.
Fyra sätt att sluta missa samtal
1. Låt en växel fördela samtalen
Med en växel ringer kunderna ett nummer, och samtalet går till den som är ledig i stället för till en enda mobil. Du kan styra köer, öppettider och hur samtalen fördelas mellan medarbetarna. Det fungerar bra när ni är några stycken och alla sällan är upptagna samtidigt.
2. Vidarekoppla när du inte svarar
Det enklaste är att låta samtalet gå vidare till en kollega när du inte svarar. Nackdelen är att problemet bara flyttas. När alla är upptagna samtidigt, eller när det ringer efter stängning, blir samtalet ändå obesvarat.
3. Röstbrevlåda och återuppringning
En röstbrevlåda är det enklaste alternativet, men den kräver två saker: att den som ringer vill lämna ett meddelande, och att du hinner ringa tillbaka innan kunden har bestämt sig för någon annan. Har du en röstbrevlåda, säg i hälsningen när du ringer tillbaka.
4. Låt en AI-receptionist svara
En AI-receptionist svarar i telefon åt företaget, pratar med den som ringer och gör något åt ärendet. TechTells AI-receptionist:
svarar dygnet runt, även helger och röda dagar
tar flera samtal samtidigt, så att ingen hamnar i kö
svarar på frågor om verksamheten utifrån ert eget material, till exempel hemsida, prislistor och vanliga frågor
bokar, flyttar och avbokar tider i ert bokningssystem medan samtalet pågår
kopplar vidare till rätt person eller tar ett meddelande när ingen är ledig
Du behåller ditt nummer och din växel. Samtalen vidarekopplas till AI-receptionisten, utan migrering och utan nya telefoner. Efter varje samtal får du en transkribering och en sammanfattning. Hos TechTell kostar den från 999 kr i månaden plus 2,50 kr per minut (paketet Essentials). Standardintegrationer, till exempel mot bokningssystem, ingår i paketet Pro för 3 999 kr i månaden med 2 000 minuter inräknade. Alla priser är exklusive moms.
Vilken lösning passar dig?
Om samtalen missas … | … passar oftast |
|---|---|
när en kollega ändå hade kunnat svara | En växel som fördelar samtalen |
ibland, och du hinner ringa tillbaka samma dag | Röstbrevlåda och en fast rutin för återuppringning |
när alla är upptagna samtidigt, eller på kvällar och helger | AI-receptionist |
och de flesta samtalen gäller bokningar | AI-receptionist som bokar direkt i ert bokningssystem |
Lösningarna går också att kombinera. Hur samtalen ska fördelas mellan växeln, medarbetarna och AI-receptionisten går vi gärna igenom med er.
Ha en rutin för samtalen du ändå missar
Även med en bra lösning missar du ibland ett samtal. Bestäm därför:
Vem som ringer tillbaka. Om alla tror att någon annan gör det, gör ingen det.
När det ska ske. Samma dag är ett bra mål.
Vad du behöver veta innan du ringer. Läs meddelandet eller sammanfattningen först, så att kunden slipper berätta allt igen.
Tre exempel ur vardagen
Frisörsalongen. AI-receptionisten tar samtalen, så att ingen behöver lämna en kund i stolen för att svara. Den svarar på frågor om öppettider och priser utifrån salongens prislista, och tar meddelanden om det som behöver en människa.
Elektrikern. AI-receptionisten svarar på företagets nummer, tar kundens uppgifter och ärende och skickar en sammanfattning. Elektrikern ringer tillbaka när han är nere från stegen och vet redan vad det gäller.
Tandläkarmottagningen. AI-receptionisten bokar, flyttar och avbokar tider direkt i mottagningens bokningssystem, även under behandlingar och efter stängning. Bland bokningssystemen som AI-receptionisten kan kopplas till finns Muntra och Webdoc.
Vanliga frågor
Hur vet jag om missade samtal är ett problem för mig? Räkna missade samtal under en vanlig vecka och notera hur många som var nya kunder. Är det några stycken i veckan, och är en ny kund värd mycket för dig, är det värt att göra något åt.
Räcker det att ringa tillbaka alla missade samtal? Ibland. Det kräver att du hinner ringa tillbaka snabbt och att du vet vem som ringde. Den som ringer från ett dolt nummer, eller som inte vill vänta, når du inte på det sättet.
Vad ska jag säga när jag ringer tillbaka? Säg vilket företag du ringer från och att du såg att de sökt dig. Har du ett meddelande eller en sammanfattning av samtalet, nämn ärendet direkt så att kunden slipper upprepa sig.
Ska jag ha en röstbrevlåda om jag har en AI-receptionist? Det behövs oftast inte för de samtal som AI-receptionisten tar, eftersom den själv tar meddelanden när ingen kan svara. Behåll gärna röstbrevlådan på din egen mobil för samtal som går direkt till dig.
Vill du höra hur en AI-receptionist låter? Testa den nu – ring 042-301 70 00. TechTells AI-receptionist svarar direkt.