Koppla telefoni till CRM – så loggas samtalen

Vad betyder det att koppla telefoni till CRM?

TechTells CRM-integrationer bygger på tre funktioner. Vilka som ingår skiljer sig mellan systemen (se tabellen längre ned):

• Kontaktmatchning. När någon ringer visas kundinformationen från CRM:et automatiskt, i stället för bara ett nummer.

• Samtalsloggning. Samtalet registreras automatiskt på kunden i CRM:et. Ingen behöver komma ihåg att föra in det i efterhand.

• Click-to-call. Du klickar på ett telefonnummer i CRM:et och samtalet rings upp, så du slipper slå numret.

Loggningen visar att ni har pratat med kunden. Vad som sades behöver fortfarande dokumenteras. Det kan du göra med egna anteckningar eller med hjälp av AI-transkribering.

Vad vinner ett litet företag på det?

• Rätt bemötande direkt. Du vet vem som ringer när samtalet kommer in.

• Ingen dubbel inmatning. Samtalen hamnar på kundkortet utan att någon skriver in dem.

• Historiken på ett ställe. Den som tar över en kund ser de loggade samtalen på kundkortet, tillsammans med det som redan finns i CRM:et.

• Färre missade uppföljningar. När varje samtal syns på kunden blir det lättare att se vem som behöver ett nytt samtal.

Vilka CRM-system kan kopplas?

TechTell har integrationssidor för bland annat HubSpot, Pipedrive, Lime, SuperOffice, Salesforce och Microsoft Dynamics 365. Vad integrationen gör skiljer sig mellan systemen:

Hittar du inte ert CRM i listan, fråga oss. Alla integrationer finns samlade under Integrationer.

Så kopplar du telefonin till ditt CRM – steg för steg

1. Bestäm vilka som ska använda kopplingen

Bestäm vilka medarbetare som ska använda kopplingen, till exempel säljarna och de som svarar på kundsamtal. Fråga oss vad som krävs för just ert CRM.

2. Städa telefonnumren i CRM:et

Kontaktmatchningen bygger på att numret som ringer finns i CRM:et. Den kan inte känna igen kunden om numret saknas, om bara växelnumret är sparat eller om samma kund finns två gånger. Gå därför igenom kontakterna:

• Spara mobilnummer och direktnummer, inte bara företagets växelnummer.

• Skriv numren på samma sätt, så att de är lätta att känna igen och hålla rena.

• Slå ihop dubbletter, så att samtalen hamnar på rätt kort.

3. Aktivera integrationen

Kontakta TechTell för att komma igång med integrationen för ert CRM.

4. Bestäm vad som ska skrivas efter samtalet

Loggningen sköter sig själv, men innehållet behöver en rutin. Bestäm till exempel att varje samtal med en ny kund ska få en kort anteckning med vad kunden vill och nästa steg, och att uppföljningar läggs som uppgift med datum.

5. Testa innan alla börjar

Ring in från ett nummer som finns i CRM:et och kontrollera att kundinformationen visas. Har ert CRM click-to-call: ring ut och kontrollera att samtalet loggas på rätt kund. Prova också ett nummer som inte finns i CRM:et, så att alla vet hur det ser ut.

Använd AI för att få med vad som sades

En logg visar att samtalet ägde rum, men inte vad ni kom överens om. Här kan transkribering hjälpa. AI Assist ingår i mobilabonnemanget Obegränsad Premium (kampanj till och med 31 december 2026) och gör om samtal som spelas in i TechTell-appen till text. Du får en sammanfattning av det viktigaste och en att göra-lista, som du kan använda när du skriver anteckningen på kundkortet.

Tänk på att AI Assist bara arbetar med samtal som spelas in.

Tre misstag att undvika

• Bara växelnumret är sparat. Då känner systemet inte igen kunden när hon ringer från mobilen.

• Ingen rutin för anteckningar. Kundkortet fylls med loggade samtal utan innehåll, och ingen vet vad som lovades.

• Alla har inte kopplingen. Om bara säljarna loggar samtal saknas de samtal som kundtjänst eller ägaren tar.

Tre tänkta exempel

Exemplen är påhittade och visar hur kopplingen kan användas.

En redovisningsbyrå. När en klient ringer visas klientens uppgifter direkt, och samtalet loggas automatiskt. Den som tar samtalet ser på kundkortet vem som pratade med klienten senast, även om det var en kollega.

Ett säljteam. Säljaren ringer leads direkt från CRM:et, till exempel HubSpot, med click-to-call. Varje samtal loggas på leadet, så att säljchefen ser aktiviteten utan att någon behöver rapportera den.

En installationsfirma. Kunden ringer och frågar om sin beställning. Kundinformationen visas när det ringer, så den som svarar kan säga "Hej, gäller det installationen på torsdag?".

Vanliga frågor

Vad är click-to-call? Click-to-call betyder att du ringer genom att klicka på ett telefonnummer i datorn, till exempel i CRM:et, i stället för att slå numret på telefonen.

Behöver jag byta CRM för att koppla telefonin? Inte nödvändigtvis. TechTell har integrationer med flera CRM-system, bland annat HubSpot, Pipedrive, Lime och SuperOffice. Se alla under Integrationer.

Vad händer om numret inte finns i CRM:et? Då kan kontaktmatchningen inte visa någon kund. Lägg upp kontakten med rätt nummer, så känns den igen nästa gång.

Vilka i företaget har nytta av kopplingen? Alla som pratar med kunder i telefon: säljare, kundtjänst, projektledare och ägaren. Ju fler som använder kopplingen, desto mer komplett blir kundhistoriken.

Vill du veta hur telefonin kan kopplas till ert CRM? Kontakta oss så går vi igenom vilka integrationer som passar er.