AI-receptionist för städfirmor och hemservice

Samtalen en städfirma får

De flesta samtal till en städfirma är förfrågningar och ändringar, och de kommer ofta när personalen står mitt i ett jobb. AI-receptionisten tar dem i stället:

• “Vad kostar hemstädning varannan vecka?” – Frågar efter bostadens storlek, antal rum, husdjur och önskat intervall. Har ni ett fast pris svarar den med det, annars skickas en offertförfrågan vidare.

• Flyttstädning – Frågar efter adress, storlek och datum för tillträde eller besiktning, och bokar eller skickar förfrågan vidare.

• “Kan ni komma en annan dag den här veckan?” – Flyttar städtillfället enligt era regler eller lämnar ett meddelande till den som planerar.

• Nycklar och tillträde – Tar emot besked om nyckelöverlämning eller att kunden inte är hemma och lämnar det till rätt person.

• “Det blev inte rent i badrummet” – Tar en beskrivning av klagomålet och kopplar till ansvarig eller tar ett meddelande med återringning. Den lovar ingen omstädning eller ersättning som ni inte har skrivit in.

• Fönsterputs, storstädning och kontorsstädning – Tar emot förfrågan och skickar den till rätt person, till exempel kontorsstädning till den som har hand om företagskunderna.

Flera samtal tas samtidigt. Efter varje samtal finns transkriberingen och sammanfattningen i dashboarden.

Rutavdraget: AI:n svarar med er text

AI-receptionisten kan förklara hur ni hanterar rutavdraget, men den bedömer inte om ett visst jobb ger avdrag.

Det här frågar kunderna ofta om:

• Rutavdraget är högst 50 procent av arbetskostnaden inklusive moms. Rot- och rutavdraget är sammanlagt högst 75 000 kr per person och år.

• Företaget drar av rutavdraget direkt på fakturan. Kunden ska betala elektroniskt, och kundens namn och personnummer ska finnas med.

• Företaget ska ha F-skatt och ansöka om utbetalningen senast den 31 januari året efter att kunden betalade (Skatteverket).

Gränsen för vilken städning som ger avdrag är där många frågor uppstår. Enklare städning som att dammsuga, diska och putsa fönster ger rutavdrag, liksom städning hos någon som ska flytta in eller ut. Städning efter byggarbete, grovstädning med mer avancerad utrustning, djuprengöring av möbler och städning av trapphus och tvättstugor i flerfamiljshus ger inte avdrag (Skatteverket).

Därför skriver ni själva vad AI:n ska säga, till exempel “Vi drar rutavdraget direkt på fakturan och behöver ditt personnummer i avtalet”. Frågor om byggstädning eller om kunden har avdrag kvar för året går vidare till er. AI:n ger ingen skatterådgivning och lovar inget avdrag för ett enskilt uppdrag.

Bokning, offerter och återkommande städning

Hembesök, provstädning och engångsuppdrag bokas direkt i Google Kalender, Microsoft 365 eller BokaMera. Det är färdiga integrationer som ingår i alla paket, liksom CRM-systemen HubSpot och Salesforce.

• Offertförfrågningar hamnar som sammanfattning i dashboarden och kan skickas vidare med e-post, så att den som räknar på jobbet har storlek, adress, intervall och önskat startdatum.

• Återkommande städning som planeras i ett eget planeringssystem är inte en färdig integration i dag. Har systemet ett öppet API eller en MCP-server kan vi bygga kopplingen i Custom. Vi kontrollerar det med er före avtalet.

• Bekräftelser kan skickas på SMS, till exempel med datum och tid för hembesöket.

Exempel: en förfrågan om flyttstädning

Påhittat exempel som visar flödet. Texten om rutavdrag är företagets egen, inlagd i AI-receptionisten.

AI: Hej, du har ringt Städfirman Exempel. Jag är företagets AI-receptionist. Vad kan jag hjälpa till med? Kund: Vi ska flytta i slutet av månaden och behöver flyttstädning. AI: Hur stor är bostaden, och vilket datum lämnar ni över den? Kund: En trea på 74 kvadratmeter, den 30:e. AI: Tack. Vi drar rutavdraget direkt på fakturan. Vill du ha en offert på mejl, eller ska jag boka ett kort hembesök? Jag har onsdag kl. 16 ledigt. Kund: Offert på mejl räcker. AI: Vilken e-postadress ska vi skicka den till?

Vad det kostar

AI-receptionisten kostar från 999 kr/mån.

• Essentials: 999 kr/mån plus 2,50 kr/min. Inga minuter ingår.

• Pro: 3 999 kr/mån med 2 000 minuter, därefter 2,50 kr/min.

• Custom: offert, när AI:n ska kopplas till ert planeringssystem.

• SMS: 1 kr per meddelande.

Alla färdiga integrationer ingår i alla paket, liksom 15 språk. Alla priser är exklusive moms. Avtalstiden är 12–36 månader, och Pro kan ni testa i tre månader för 3 999 kr/mån innan ni binder er (kampanj). Så räknar du på kostnaden.

Vanliga frågor från städfirmor

Kan den ge ett pris direkt i telefonen? Bara de fasta priser ni har lagt in, till exempel per timme eller per kvadratmeter. Annars tar den en offertförfrågan.

Kan kunden flytta eller avboka ett städtillfälle? Ja, om bokningen ligger i kalendern eller i BokaMera, och enligt era regler, till exempel hur sent en avbokning får göras. Annars tar den ett meddelande till den som planerar.

Kan den svara kunder som inte talar svenska? Ja. 15 språk ingår i alla paket, bland annat engelska, polska, spanska och arabiska.

Måste vi byta telefonnummer? Nej. Ert nummer vidarekopplas, hela tiden eller bara när ingen svarar.

Vad händer när den inte vet svaret? Den säger det och tar ett meddelande eller kopplar vidare. Den gissar inte.

Prova den själv

Ring 042-301 70 00 och prata med AI-receptionisten. Det är en demo, så den bokar inget på riktigt. Du kan också boka en demo på 20 minuter. Läs mer om TechTells AI-receptionist.