AI-receptionist för redovisningsbyråer

Samtalen en redovisningsbyrå får

AI-receptionisten tar de korta samtal som annars avbryter konsulterna mitt i arbetet:

• “Har ni fått mina underlag?” – Svarar med er rutin, till exempel hur kunden laddar upp kvitton, och lämnar ett meddelande till ansvarig konsult. Den har inte tillgång till kundens bokföring.

• “Jag vill boka ett möte om bokslutet” – Bokar en tid i konsultens kalender i Microsoft 365 eller Google Kalender.

• “När måste allt vara inne?” – Svarar med de datum ni har lagt in, till exempel byråns egen sista dag för underlag inför deklarationen.

• “Jag har fått ett brev från Skatteverket” – Tar namn, företag, vad brevet gäller och eventuellt svarsdatum, och skickar en sammanfattning till rätt konsult. Den tolkar inte brevet.

• Nya kunder som vill ha offert – Frågar efter bolagsform, ungefärligt antal verifikationer per månad och vilka tjänster de behöver, och lämnar förfrågan vidare.

• “Kan jag prata med min konsult?” – Kopplar vidare enligt ert schema eller tar ett meddelande med namn, nummer och ärende.

Flera samtal tas samtidigt. Varje samtal transkriberas och sammanfattas i dashboarden.

Telefontopparna följer Skatteverkets datum

Telefontrycket på en redovisningsbyrå följer Skatteverkets kalender. Några datum från Skatteverket:

• Den som deklarerade själv utan anstånd hade sista dag 4 maj 2026 (Skatteverket).

• Med byråanstånd skulle inkomstdeklarationerna för privatpersoner och dödsbon vara inne senast 15 juni 2026 (Skatteverket).

• För företag som redovisar moms per kvartal ska momsen deklareras och betalas senast den 12:e i andra månaden efter perioden, i augusti den 17:e. För januari–mars är det 12 maj (Skatteverket).

Veckorna före sådana datum kommer många samtal med samma frågor. Ni kan lägga in en kort text inför varje period, till exempel när underlagen senast ska vara hos er, så att alla kunder får samma besked.

AI:n ger inga skatte- eller redovisningsråd

AI-receptionisten svarar bara med det ni har skrivit in, till exempel era tjänster, priser och rutiner. Den bedömer inte om en kostnad är avdragsgill, räknar inte på skatt och lovar inget om kundens deklaration. Sådana frågor går till en konsult.

Det gäller även nya kunder. Länsstyrelsen har tillsyn över redovisningskonsulter enligt penningtvättslagen och skriver att kunden ska identifieras innan affärsförbindelsen inleds (Länsstyrelsen). AI:n tar bara emot förfrågan. Kundkännedomen sköter ni som vanligt.

Möten, CRM och byråns system

Möten bokas direkt i Microsoft 365 eller Google Kalender, som är färdiga integrationer. HubSpot och Salesforce finns också som färdiga integrationer, och alla färdiga integrationer ingår i alla paket.

Arbetar ni i ett byrå- eller ekonomisystem som inte är en färdig integration kan vi bygga kopplingen i Custom, om systemet har ett öppet API eller en MCP-server. Fram till dess skickas ärendet som sammanfattning via e-post eller SMS till den som ska ta det, och finns kvar i dashboarden.

Exempel: en kund ringer i maj

Påhittat exempel som visar flödet.

AI: Hej, du har ringt Redovisningsbyrån Exempel. Jag är byråns AI-receptionist. Vad kan jag hjälpa till med? Kund: Jag har fått ett brev från Skatteverket om momsen och vet inte vad jag ska göra. AI: Det kan jag inte bedöma, men jag ser till att din konsult får det. Vad heter du, och vilket företag gäller det? Kund: Karin Ek, Eks Måleri AB. AI: Tack, Karin. Står det något datum i brevet som du ska svara senast? Kund: Ja, den 20 maj. AI: Då skickar jag det till Johan nu och skriver att svaret ska vara inne 20 maj. Vill du att han ringer upp eller mejlar?

Vad det kostar

AI-receptionisten kostar från 999 kr/mån.

• Essentials: 999 kr/mån plus 2,50 kr/min. Inga minuter ingår.

• Pro: 3 999 kr/mån med 2 000 minuter, därefter 2,50 kr/min.

• Custom: offert, till exempel för en kundunik koppling till ert byråsystem.

• SMS och WhatsApp: 1 kr per meddelande.

Alla färdiga integrationer, även kalender och CRM, ingår i alla paket. Vid 1 200 minuter i månaden kostar Essentials lika mycket som Pro, så byråns samtalsvolym under topparna avgör vilket paket som lönar sig. Priserna är exklusive moms och avtalstiden är 12–36 månader. Pro kan ni testa i tre månader för 3 999 kr/mån innan ni binder er (kampanj). Så räknar du på kostnaden.

Vanliga frågor från redovisningsbyråer

Kan den se om en kund har lämnat in sina underlag? Inte med de färdiga integrationerna. Finns uppgiften i ett system med öppet API kan en koppling byggas i Custom. Annars tar AI:n ett meddelande till ansvarig konsult.

Hur hanteras uppgifterna i samtalen? Plattformen körs i Europa, kunddata används inte för att träna språkmodeller och ni ställer själva in hur länge transkript och inspelningar sparas. Plattformen är ISO 27001 & GDPR-kompatibel.

Klarar den kunder som inte talar svenska? Ja. AI:n kan svara på 15 språk, och alla ingår i alla paket.

Måste vi byta telefonnummer? Nej. Ert nummer vidarekopplas, hela tiden eller bara när ingen svarar, till exempel under deklarationsveckorna.

Prova den själv

Ring 042-301 70 00 och prata med AI-receptionisten. Det är en demo, så den bokar inget i något riktigt system. Du kan också boka en demo på 20 minuter eller läsa mer om TechTells AI-receptionist.