AI-receptionist för fastighetsförvaltning och bostadsrättsföreningar

Samtalen en fastighetsförvaltare får

De flesta samtal till en förvaltare eller en bostadsrättsförening är felanmälningar och frågor om boendet, och AI-receptionisten tar dem så här:

• “Kranen droppar” eller “diskmaskinen läcker” – Frågar efter adress, lägenhetsnummer, vad som är fel och om ni får gå in med huvudnyckel. Skapar ett ärende eller skickar en sammanfattning.

• Vattenläcka – Följer er jourrutin. Den ger de instruktioner ni har skrivit, till exempel var avstängningen sitter, och kopplar samtalet direkt till jouren.

• Hissen har stannat – Frågar om någon sitter fast. Gör någon det kopplar den till jouren eller hisservicen enligt er rutin, och vid fara för liv hänvisar den till 112.

• “Det är kallt i lägenheten” – Frågar vilket rum det gäller, ungefär hur varmt det är och hur länge det har varit kallt, och lägger in svaren i ärendet.

• Tvättstuga, parkering, nycklar och taggar – Svarar med föreningens eller förvaltarens egna texter, till exempel bokningsregler och priser för en extra tagg.

• Frågor till styrelsen eller förvaltaren – Tar ett meddelande om andrahandsuthyrning, överlåtelser eller störningar och skickar det till rätt person.

Ringer många samtidigt, till exempel vid en läcka i trapphuset, får alla svar direkt.

Hösten ger fler frågor om värmen

Under hösten och vintern handlar många felanmälningar om att det är kallt inne, och då hjälper det att få rätt uppgifter från början. Folkhälsomyndighetens allmänna råd om temperatur inomhus (HSLF-FS 2024:10) anger 18 °C som lägsta operativa temperatur och 20 °C för känsliga grupper, till exempel äldre, små barn och personer med kroniska sjukdomar. Hålls inte riktvärdena kan temperaturen enligt råden utgöra en olägenhet för människors hälsa (Folkhälsomyndigheten).

Därför kan ni lägga in att AI:n frågar om det bor äldre eller små barn i lägenheten, och att sådana ärenden prioriteras. AI:n mäter ingenting och bedömer inte om temperaturen är för låg. Den samlar in uppgifterna så att teknikern vet vad som väntar.

AI:n avgör inte vem som ansvarar för felet

Vem som ska åtgärda och betala ett fel beror på hyresavtalet, föreningens stadgar och lagen, och den bedömningen gör ni, inte AI:n. Ni kan lägga in föreningens egen text om ansvarsfördelningen, till exempel vad bostadsrättshavaren själv ska sköta enligt stadgarna. Då svarar AI:n med den texten och tar ändå emot anmälan. Den lovar inte att föreningen betalar och ger inga juridiska råd.

Felanmälan i Zendesk, jour och andra system

Zendesk är en färdig integration och ingår i alla paket. Med den skapar AI:n ett ärende med adress, lägenhet, felbeskrivning och kontaktuppgifter. Utan Zendesk skickas samma sammanfattning via e-post eller SMS till förvaltaren, och samtalet finns transkriberat i dashboarden.

Jouren kan ligga hos er själva eller hos ett externt jourbolag, eftersom AI:n kan koppla samtal till externa nummer. Använder ni ett annat fastighets- eller felanmälningssystem kan vi bygga kopplingen i Custom, om systemet har ett öppet API eller en MCP-server.

Exempel: en vattenläcka en söndagskväll

Påhittat exempel som visar flödet. Uppmaningen att knacka på hos grannen är förvaltarens egen text, inlagd i AI-receptionisten.

AI: Hej, du har ringt Fastighetsförvaltningen Exempel. Jag är förvaltningens AI-receptionist. Vad kan jag hjälpa till med? Hyresgäst: Det rinner vatten från taket i badrummet. AI: Rinner det fortfarande nu? Hyresgäst: Ja, det droppar hela tiden. AI: Då kopplar jag dig till jouren direkt. Vilken adress och vilket lägenhetsnummer gäller det? Hyresgäst: Storgatan 12, lägenhet 1102. AI: Tack. Om du kan, knacka gärna på hos grannen ovanför. Jag kopplar dig nu.

Vad det kostar

AI-receptionisten kostar från 999 kr/mån.

• Essentials: 999 kr/mån plus 2,50 kr/min. Inga minuter ingår.

• Pro: 3 999 kr/mån med 2 000 minuter, därefter 2,50 kr/min.

• Custom: offert, till exempel för en kundunik koppling till ert fastighetssystem.

• SMS och WhatsApp: 1 kr per meddelande.

Alla färdiga integrationer, även Zendesk, ingår i alla paket. En mindre förening med få samtal betalar i Essentials 999 kr/mån plus de minuter som används. Priserna är exklusive moms och avtalstiden är 12–36 månader. Pro kan ni testa i tre månader för 3 999 kr/mån innan ni binder er (kampanj). Så räknar du på kostnaden.

Vanliga frågor från förvaltare och föreningar

Hur vet AI:n vad som är akut? Den följer den lista ni lägger in, till exempel att vatten som rinner, helt avbrott i värmen eller någon som sitter fast i hissen ska kopplas till jouren. Allt annat blir ett ärende till nästa arbetsdag.

Kan en bostadsrättsförening utan förvaltningsbolag använda den? Ja. Felanmälningar och meddelanden kan skickas via e-post eller SMS till den i styrelsen som har ansvaret, och akuta samtal kopplas till det journummer föreningen har.

Klarar den hyresgäster som inte talar svenska? Ja. AI:n kan svara på 15 språk, och alla ingår i alla paket.

Måste vi byta telefonnummer? Nej. Ert felanmälningsnummer vidarekopplas, hela tiden eller bara utanför kontorstid.

Prova den själv

Ring 042-301 70 00 och prata med AI-receptionisten. Det är en demo, så den skapar inga ärenden i något riktigt system. Du kan också boka en demo på 20 minuter eller läsa mer om TechTells AI-receptionist.